I 4 step essenziali per risolvere ogni problema

I 4 step essenziali per risolvere ogni problema

Dal Toyotismo al Problem Solving

Hai mai sentito parlare di Toyotismo? No, tranquillo. Questo articolo fa per te anche se non sei appassionato di automobili! Anche se il solo argomento motori ti stufa, continua a leggere perché le prossime righe potrebbero cambiare la tua vita in meglio. Toyotismo indica un metodo di organizzazione della produzione, implementato da Toyota dopo la Seconda Guerra Mondiale. Questo metodo - basato sulla riduzione degli sprechi, sull’efficienza, sul miglioramento continuo - consentì a Toyota di superare grandissime crisi del settore, fra cui quella del petrolio. Il production system della nota casa automobilista fu talmente straordinario da ispirare gli studi che avrebbero poi dato vita alla Metodologia Lean. Cosa è Lean? Lean è la via che porta alla produzione snella, fruttuosa ed efficace. Dunque è un metodo usato ancora oggi da molte aziende. Al Toyotismo e alla Lean ho dedicato molti studi che mi sono serviti per migliorare la mia capacità lavorativa. Ma questo articolo non mira a parlarti di come si gestisce un’azienda o una catena di montaggio. Voglio dirti un’altra cosa. Ovvero che alla base della Lean c’è anche un’arte molto particolare che è quella del… problem solving.

Il problem solving - ovvero la capacità di risolvere un problema che mi impedisce di arrivare al mio obbiettivo - è una tecnica che va esercitata da ognuno di noi, non solo al lavoro ma nella vita di tutti i giorni. Spesso un semplice problema quotidiano ci abbatte o ci demotiva. Situazioni problematiche condizionano la nostra vita.

Ebbene, il Lean Thinking ci viene in aiuto. Leggendo questo articolo scoprirai quattro step di Problem Solving da utilizzare in ogni tuo giorno.

Pianifica - Metti in Pratica - Verifica - Agisci

I quattro step cui mi riferisco fanno parte di un unico ciclo, chiamato Ciclo di Deming. Il nome si deve a William Edwards Deming che lo sviluppò negli anni ‘50. E, come ti dicevo, la Metolodogia Lean sfrutta molto questo ciclo che è alla base del processo decisionale e produttivo di moltissime aziende. In molti grandi gruppi, si è soliti creare in un unico foglio A3 la presentazione schematizzata e graficamente smart di un problema presente e dei passi per la sua risoluzione. Il tutto seguendo il Ciclo di Deming, anche detto PDCA. Ovvero Plan, Do, Check Act.

Plan: Pianifica. Quello che devi fare in questa fase è identificare un problema, un gap o una opportunità al momento mancante. Per affrontare questa fase è importantissimo analizzare la current condition. In che situazione ti trovi adesso? Attenzione, per rispondere a questa domanda non devi basarti su sensazioni. Devi avere numeri, dati precisi. Un vero problema deve essere misurabile in ogni suo aspetto. Per esempio: per pulire i pavimenti di casa da cima a fondo impiego tre ore. Qual è la mia current condition? Al momento utilizzo una scopa e una paletta, parto dalla cucina, mi sposto in soggiorno, poi proseguo in bagno etc. etc.

In questa fase dovresti anche immaginare il target (per esempio: voglio riuscire a pulire casa mettendoci un’ora soltanto!) e la possibile soluzione che vuoi testare (come: voglio provare uno di quei robottini che va in giro per l’appartamento e si occupa di tutto!)

Do: Metti in pratica. Ora che hai ben visualizzato il target (e intendo un target preciso, perché anche in questo caso devi avere il polso della situazione! Tutto deve essere misurabile!) non devi far altro che mettere in pratica la soluzione che vuoi testare. Acquista il robottino per pulire i pavimenti (nella fase Plan avrai anche valutato costi e benefici di questa soluzione, e fatto i conti col portafogli). Datti un periodo di corta scala entro cui finire il periodo di test. Sì, perché ogni soluzione va prima testata.

Check: Verifica. A questo punto, controlla gli output del test. Grazie al robottino hai automatizzato tutto il tuo lavoro. Non hai più dovuto muovere un muscolo! E il benedetto aggeggio riesce a pulire casa anche in meno di un’ora. Ma controlla bene: puoi dire che i risultati aspettati siano stati raggiunti? Il robottino ha qualche difetto? Gli angoli della casa, che tu pulivi così bene manualmente, vengono trascurati e rimangono polverosi? Bisogna, in questa fase, verificare che l’ipotesi iniziale di soluzione abbia portato i frutti sperati.

Act: Agisci. Ora hai tutti gli strumenti per attuare una soluzione. Per eliminare il problema. Se l’ipotesi robottino è andata a buon fine, non ti resta che programmare il tuo nuovo amico perché faccia il lavoro sporco su base quotidiana. Se invece l’ipotesi è andata storta, non ti resta che aggiustare il tiro, formulare una nuova solution (forse un mix fra automatismo e manualità, come una cara vecchia aspirapolvere?)

Ricorda che il ciclo PDCA può essere sempre ricominciato, fino all’estinzione del problema.

Riepilogo: rendi Lean la tua vita!

In questo articolo ti ho fatto una breve parentesi sulla Metolodogia Lean che si basa sulla efficiente produzione Toyota. Toyota puntava alla risoluzione di ogni imprevisto e al continuo perfezionamento per una crescita costante. E così dovresti fare anche tu.

Molte aziende oggi utilizzano una filosofia di problem solving Lean basata sul ciclo PDCA. Il ciclo PDCA può servire anche a te per affrontare un problema in maniera razionale, ponderata. Nel momento in cui tu quantifichi un problema, riuscirai a valutarne davvero l’impatto sulla tua vita e a non lasciarti schiacciare dall’ansia credendo che tutto sia insormontabile. Ma per farlo devi misurare il gap. La distanza fra la tua vita come appare ora e la vita che vorresti avere.

Ti ho mostrato che il problem solving non si applica solo a chi gestisce un business o una catena di montaggio ma anche a tutti gli aspetti della tua vita. Nel mio paragrafo di prima ti facevo l’esempio di una casa da pulire, ma ho un’amica che usò il ciclo PDCA per risolvere il problema delle piante che continuavano a morirle. E chi - come lei e magari anche tu! - non ha il pollice verde sa bene quanto questa cosa dia molta amarezza. Ma è bastato lavorare sulle diverse ipotesi (terriccio, esposizione al sole, etc.), testare e alla fine la mia amica è riuscita ad avere un orto niente male!

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