I 4 trucchi infallibili di time management

I 4 trucchi infallibili di time management

L’importanza del time management

L’arte del time management - se padroneggiata - porta immensi benefici alle aziende. Quando si gestisce una azienda è importantissimo rendere il lavoro efficiente e ottimizzare i costi. E sì, il vecchio adagio che dice che “il tempo è denaro” è ancora molto valido. Ecco dunque che il time management consente di consegnare prodotti in tempo, migliorare la qualità interna, aumentare la produttività, combattere la procrastinazione. Creare un sistema di priorità che garantisca ai dipendenti di lavorare in maniera serena ai loro task, raggiungendo i loro goal.

Ma questo articolo non è incentrato sulla gestione aziendale. Questo articolo è diretto a te, e al tempo della tua vita. Quante volte avresti preferito vivere giornate di trentasei ore così da farci stare dentro tutto? Lavoro, scadenze, compere, amici, tempo libero, famiglia? Ecco perché, in questo articolo, voglio spiegarti come padroneggiare l’arte del time management nel quotidiano. Perché organizzare il proprio tempo in maniera intelligente vuol dire aumentare anche la tua di produttività, la produttività personale. Vuol dire dedicarti anima e corpo ai tuoi progetti e ai tuoi affetti senza trascurare nulla. Vuol dire avere una vita priva dello stress causato da mille deadline incombenti e soffocanti. Con il time management potrai gestire così bene le tue giornate da poter dedicare il giusto tempo alle occasioni che la vita ti mette davanti. E, dunque, migliorare la tua esistenza.

I 4 trucchi

  1. Concentrati! Questo primo consiglio trascende il puro e semplice time management, ed è un invito a vivere la vita in maniera mindfulness. Un approccio mindfulness ti aiuterà non soltanto nel time management ma anche ad allontanare molte ansie. Riferito al tema dell’articolo, però, l’approccio mindfulness ti garantisce di immergerti nel tuo quotidiano, di vivere il tuo tempo in maniera intensa e profonda assaporando ogni singolo momento. Molto spesso non è che il tempo ci manchi. È che lasciamo che le ore passino mentre noi siamo impegnati a pensare ad altro. Al futuro, al passato. E nel frattempo non ci concentriamo sull’unico tempo che abbiamo: il presente. E non parlo solo di progetti di estrema importanza, ma anche di piccole azioni quotidiane. Pensa quante volte ti lavi i denti distrattamente e quindi, magari, facendolo in maniera sbagliata (o dannosa per le tue gengive!). Magari perché, mentre sei lì a spazzolare, pensi ad altro e non ti concentri abbastanza. E quindi il tuo tempo diventa sprecato, perché fatto di azioni inconsistenti. Impara a fuggire le illusioni dei costrutti mentali. Rimani lucido sull’adesso. Solo così sarai in grado di rendere efficiente ogni tuo gesto e di non lasciarti scappare le occasioni. In fondo, come diceva Erich Fromm: “a poco servirebbe avere a propria disposizione del tempo risparmiato se poi non sapessimo come viverlo al meglio.”
  2. Fai le cose più importanti per prime. Su questo tema metto sempre l’accento nei miei articoli. Ogni giorno, sia nella nostra routine che al lavoro o nello studio, tendiamo a smarcare per prime le cose facili e a lasciare per ultime quelle impegnative. Questo ci dà un’idea di falsa soddisfazione. Ci sembra di stare facendo qualcosa ma in realtà stiamo solo smarcando piccoli impegni e nascondendo la polvere sotto il tappeto per quanto riguarda le vere sfide. E così, gli impegni più complessi vengono rimandati di giorno in giorno finché la deadline non ci sovrasta del tutto. Dunque… parti sempre dalla cosa più difficile da fare. Trova il coraggio e la forza per fare quel passo. Le cose più difficili da fare sono anche quelle che hanno un maggiore impatto sulla nostra vita e sul nostro futuro. E cerca di lavorare a questo genere di task il prima possibile. Magari la mattina presto, saltando a piè pari altre routine tossiche, come rimanere prigioniero dei social che ti vogliono incollare allo schermo e ti impediscono di vivere la tua giornata.
  3. Accorpa le tue attività. Questo è un consiglio molto importante ma che raramente viene dato. Nel momento in cui inizi un task, ti sei accertato della possibilità di chiuderne anche altri contemporaneamente? Questo vale soprattutto quando non si deve rimanere seduti a una scrivania ma si deve uscire per fare commissioni. Il percorso può essere ottimizzato in modo da essere rapido e poco costoso. Può essere diviso a tappe a seconda delle cose che devi fare. Devi uscire a fare la spesa e, dopo pranzo, passare in farmacia? Perché non fai entrambe le cose in un’unica mattinata, studiando percorso e parcheggi per poter toccare subito entrambe le tappe? O meglio ancora: devi uscire a fare la spesa ma hai altre deadline nella settimana che comporterebbero recarsi presso negozi o uffici? Perché, già che stai uscendo, non provi a fare tutto? Sempre, ripeto, studiando il percorso migliore (sarebbe assolutamente controproducente girare per la città come una trottola e consumare carburante). Questo consiglio viene dalla saggezza delle generazioni precedenti che erano solite ottimizzare al meglio le loro mattinate e fare tutto in poche ore con il classico e mitico “giro unico”. Ecco, fai un giro unico, ma bada di ottimizzarlo!
  4. Trova il TUO metodo. Quest’ultimo consiglio è tanto semplice quanto essenziale. Ti spiego subito perché. Sul web troverai moltissimi articoli sul time management che, anziché darti consigli, ti danno istruzioni precise. A volte ci sono precisi metodi impartiti su come creare una to-do list o come pianificare la giornata. Io, come ben sai, preferisco darti spunti e consigli ma mai regole. Perché ognuno deve trovare il proprio metodo. Se io ti imponessi una to-do list che funziona per me, questo non vuol dire che funzionerebbe anche per te. Per molte persone avere ogni singola scadenza scritta è fondamentale. Per altre, invece, è deleterio. Per alcuni avere ogni task per iscritto è il modo migliore per sentirsi demotivati. E i giorni in cui non si riesce a smarcare tutto portano sconforto e amarezza ed ecco che si torna a procrastinare e arrendersi. Tu devi sperimentare: cosa ti rende più efficiente? Magari per te funziona svegliarsi prima la mattina o, invece, lavorare fino a tardi dopo cena. Devi sperimentare, provare. Io ad esempio lavoro benissimo con il Metodo Pomodoro, tecnica di gestione del tempo ideata alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo. Si inizia una attività seguiti da un timer. Un timer che scandisce 25 minuti di lavoro e 5 di riposo. Nei 25 minuti di lavoro non si può essere distratti da nulla, nemmeno da altri task, figurarsi dal telefonino. Nei 5 minuti si può riprendere fiato ed energie. Questo ci evita di lavorare malamente come spesso come facciamo, guardando le notifiche social ogni dieci secondi, aprendo qualche pagina web, stiracchiandoci. In quei 25 minuti bisogna dare il massimo, ci si può poi rilassare per 5 minuti, e poi altri 25 minuti di fuoco!

Riepilogo: prenditi il tuo tempo!

In questo articolo ti ho spiegato l’importanza del time management, arte usata in maniera strutturata dalle aziende ma che può servire a ognuno di noi nel quotidiano. Il time management non deve essere una fonte di stress. Non devi riempire la tua vita di obblighi e scadenze. Anzi, il time management deve aiutarti ad alleviare lo stress. Deve permetterti di tagliare le attività inutili e che prosciugano il tuo tempo. Deve renderti inventivo e capace di ideare strumenti o mezzi o tecniche che ti permettano di fare le stesse cose che fai… in meno tempo.

Ricorda che questo articolo non era un elogio al passare giornate solo piene di impegni. L’elogio è, invece, all’equilibrio. Questo perché qualsiasi ricerca ti dirà che una giusta gestione del tempo è fondamentale per la salute mentale e il benessere. Avere poco tempo libero è sfiancante e porta a una eccessiva pressione. Ma d’altro canto averne troppo e passare le giornate pigramente porta altrettanta ansia. Perché ci fa vivere senza uno scopo, improduttivi. Il time management ci può portare finalmente la serenità che cerchiamo.

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